Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
Código: POL-DAT-001
Versión: 1.0
Fecha de aprobación: 09 de septiembre de 2026
Responsable: Gerencia General
- Objetivo
Establecer los lineamientos que orientan el tratamiento de los datos personales administrados por C&G Auditores y Consultores Ltda., garantizando la protección de los derechos de los titulares, el cumplimiento de la normatividad aplicable y la adopción de medidas razonables para preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal bajo responsabilidad de la Firma.
- Alcance
La presente política aplica a todos los procesos mediante los cuales la Firma recolecta, almacena, consulta, utiliza, actualiza, conserva, comparte o elimina datos personales en desarrollo de sus actividades profesionales, comerciales, contractuales, laborales y administrativas.
Su aplicación comprende los datos personales de clientes, representantes legales, accionistas, empleados, ex empleados, candidatos a procesos de selección, proveedores, contratistas y demás personas naturales cuya información sea tratada por la organización en el ejercicio de sus actividades.
- Relación con el Sistema de Gestión de Calidad
La protección de los datos personales constituye un elemento complementario de los controles implementados por la Firma para mantener la confianza de sus clientes y contribuir al cumplimiento de los objetivos de calidad definidos dentro de su sistema de gestión.
La adecuada administración de los datos personales favorece el cumplimiento de los principios de confidencialidad, comportamiento profesional, responsabilidad y protección de la información que soportan la prestación de servicios profesionales.
En consecuencia, las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales deberán desarrollarse considerando no solamente las obligaciones legales aplicables, sino también los principios de calidad, ética profesional y protección de la información adoptados por la organización.
- Marco Normativo
El tratamiento de datos personales realizado por C&G Auditores y Consultores Ltda. se desarrolla conforme a las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos personales y privacidad de la información.
Como referencia principal, la organización observará las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, las instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que regulen la materia.
La aplicación de esta política también guarda relación con las responsabilidades de confidencialidad y protección de información derivadas del ejercicio profesional y de los servicios prestados por la Firma.
- Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
El tratamiento de datos personales realizado por la organización se desarrollará observando los siguientes principios:
Legalidad: Toda actividad de tratamiento de datos personales deberá realizarse conforme a las disposiciones legales aplicables.
Finalidad: Los datos personales serán utilizados únicamente para fines legítimos relacionados con las actividades desarrolladas por la organización.
Transparencia: Los titulares podrán conocer la existencia y utilización de sus datos personales dentro de los términos establecidos por la ley.
Acceso Restringido: El acceso a los datos personales será limitado a aquellas personas que requieran dicha información para el cumplimiento de sus funciones o responsabilidades.
Seguridad: La organización adoptará medidas administrativas, organizacionales y tecnológicas razonables destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida.
Confidencialidad: Toda persona que participe en el tratamiento de datos personales deberá mantener reserva respecto de la información a la que tenga acceso.
- Información Personal Tratada por la Firma
En desarrollo de sus actividades profesionales y administrativas, la organización podrá tratar información necesaria para identificar, contactar y gestionar relaciones con clientes, colaboradores, proveedores y demás terceros relacionados con su operación.
Dependiendo de las circunstancias, la información tratada podrá incluir datos de identificación, contacto, información contractual, información laboral, información académica, información financiera y demás datos necesarios para el cumplimiento de las finalidades legítimas asociadas a la actividad de la organización.
La Firma procurará limitar la recolección de información a aquella que resulte estrictamente necesaria para el desarrollo de sus procesos y obligaciones.
- Finalidades del Tratamiento
El tratamiento de los datos personales tiene como propósito apoyar el desarrollo de las actividades profesionales, comerciales y administrativas de la organización.
En particular, los datos podrán ser utilizados para la prestación de servicios profesionales, la administración de relaciones contractuales, la gestión del talento humano, el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias y la atención de solicitudes presentadas por clientes, proveedores, colaboradores o autoridades competentes.
De igual forma, la información podrá ser utilizada para administrar mecanismos de autenticación, controlar accesos a los sistemas corporativos, fortalecer los controles de seguridad de la información y proteger los activos de información administrados por la organización.
- Derechos de los Titulares
La organización reconoce y garantiza los derechos de los titulares de los datos personales conforme a la legislación aplicable.
En consecuencia, los titulares podrán conocer la información que esté siendo tratada, solicitar su actualización o corrección, acreditar la autorización otorgada cuando corresponda, presentar consultas o reclamos, solicitar la supresión de datos en los casos permitidos por la ley y ejercer los demás derechos reconocidos por las disposiciones vigentes.
La atención de estas solicitudes se realizará de acuerdo con los procedimientos internos establecidos para tal fin y dentro de los plazos definidos por la normativa aplicable.
- Conservación de la Información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo requerido para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento, así como para atender obligaciones legales, contractuales, regulatorias o profesionales que resulten aplicables a la organización.
La conservación de determinada información podrá extenderse cuando existan obligaciones relacionadas con la prestación de servicios profesionales, la gestión documental de los encargos o el cumplimiento de requerimientos formulados por autoridades competentes.
Una vez desaparezcan las finalidades que justifican el tratamiento, la información podrá ser eliminada, archivada o anonimizada según corresponda.
- Transferencia y Compartición de Información
La organización podrá compartir información con terceros cuando exista una finalidad legítima asociada al desarrollo de los servicios prestados, cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales, o cuando medie autorización del titular y esta resulte exigible.
Cuando se requiera la participación de terceros en actividades relacionadas con el tratamiento de la información, la organización procurará que dichos terceros adopten medidas razonables para la protección de los datos personales administrados.
- Relación con la Seguridad de la Información
La protección de los datos personales forma parte integral del modelo de seguridad de la información implementado por la organización.
Como consecuencia, la información personal administrada por la Firma se beneficia de los controles definidos en la Política de Seguridad de la Información y Uso Responsable de Inteligencia Artificial, así como de los procedimientos y controles descritos en el Manual de Seguridad de la Información y Gobierno de Inteligencia Artificial.
Estos controles incluyen la gestión de accesos basada en el principio de necesidad de conocer, la asignación de permisos según responsabilidades, la restricción de acceso a información de clientes, la utilización de repositorios corporativos autorizados y la aplicación de controles tecnológicos sobre las plataformas utilizadas por la organización.
- Uso de Plataformas Tecnológicas y Herramientas de Inteligencia Artificial
La organización utiliza plataformas tecnológicas destinadas a facilitar la colaboración, el almacenamiento de información y la gestión documental.
Los datos personales podrán ser administrados mediante herramientas corporativas autorizadas cuando ello resulte necesario para el desarrollo de las actividades propias de la organización y siempre dentro de los controles de seguridad definidos por la Firma.
De igual manera, el uso de herramientas de Inteligencia Artificial autorizadas deberá realizarse observando los principios de confidencialidad, acceso restringido, protección de datos y responsabilidad profesional establecidos en las políticas corporativas.
La utilización de estas herramientas no modifica las obligaciones relacionadas con la protección de los datos personales ni exime a los usuarios de su responsabilidad frente al adecuado tratamiento de la información.
- Responsabilidades
La protección de los datos personales constituye una responsabilidad compartida entre la organización y todas las personas que participan en actividades de tratamiento de información.
La Gerencia promoverá la adopción de medidas razonables para garantizar el cumplimiento de la presente política y fortalecer la protección de los datos personales administrados por la Firma.
Por su parte, los colaboradores, contratistas y terceros autorizados deberán tratar la información de manera confidencial, utilizar los datos únicamente para fines legítimos asociados a sus funciones y respetar los controles definidos para su protección.
- Incumplimientos
El incumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente política podrá dar lugar a la aplicación de medidas administrativas, disciplinarias, contractuales o legales, de acuerdo con la naturaleza de la situación presentada y las disposiciones que resulten aplicables.
- Vigencia y Actualización
La presente política entra en vigencia a partir de su aprobación y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una nueva versión.
La organización podrá actualizar su contenido cuando se presenten cambios normativos, regulatorios, tecnológicos, operativos o de negocio que hagan necesaria su revisión.
Declaración Final
C&G Auditores y Consultores Ltda. reconoce que la protección de los datos personales constituye un elemento esencial para mantener la confianza de sus clientes, colaboradores y demás partes interesadas. En consecuencia, la organización promoverá la adopción de controles razonables orientados a garantizar que el tratamiento de la información personal se realice de forma segura, transparente, responsable y alineada con los principios de calidad, ética profesional y protección de la información que orientan sus actividades.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.